Үндсэн ялгаа – Нарийн бичгийн дарга болон хүлээн авагч
Нарийн бичгийн дарга, ресепшин хоёр бол аливаа байгууллагад зарим нэг ялгааг онцолж болох чухал хоёр албан тушаал юм. Эдгээр нь нэг ажил гэсэн түгээмэл буруу ойлголтын эсрэг эдгээр хоёр албан тушаал нь өөр өөр үүрэг, чиг үүрэг, гүйцэтгэх үүрэгтэй. Нарийн бичгийн дарга нь хувийн туслах эсвэл захиргааны туслах ажилтай байдаг бол ресепшин нь байгууллагад ороход хамгийн түрүүнд тааралддаг хүн юм. Нарийн бичгийн дарга болон хүлээн авагчийн чиг үүргийн ялгааг харцгаая.
Нарийн бичгийн дарга гэж хэн бэ?
Оксфордын англи хэлний толь бичгийн дагуу нарийн бичгийн дарга гэдэг нь албан тушаалтны албан тушаалтан бөгөөд үсэг шивэх, бүртгэл хөтлөх гэх мэт ажлыг гүйцэтгэдэг. Нарийн бичгийн даргын чиг үүрэг нь байгууллагын хэмжээнээс хамаарч өөр өөр байдаг. Жижиг компанид тэрээр ресепшин, нарийн бичгийн даргын давхар үүргийг гүйцэтгэдэг бол том байгууллагад тэр даргынхаа цагийн хуваарийг зохицуулдаг, бүх захидал хүлээн авч, хариу өгдөг, хангамж захиалах, даргатайгаа уулзалт товлох, чухал захидал бичих гэх мэт.
Нарийн бичгийн дарга нь ахлах болон түүнтэй адилтгах дипломтой, хурдан шивэх чадвартай байх ёстой. Олон компаниуд нарийн бичгийн даргын түвшний ур чадварын нэмэлт гэрчилгээтэй хүмүүсийг ажилд авахыг илүүд үздэг. Одоо энэ хоёрын ялгааны талаар тодорхой ойлголттой болохын тулд хүлээн авагчийн үүргийн талаарх ойлголт руу шилжье.
Reception гэж хэн бэ?
Хүлээн авагч нь ихэвчлэн урд талын ширээн дээр хүмүүстэй мэндчилж, тэдний шаардлагаас хамааран өөр өөр хэлтэс рүү чиглүүлэх үүрэгтэй. Мөн тэрээр ирж буй дуудлагад очиж, асуусан асуултад хариулах, мөн гомдлыг сонсох ёстой хүн юм. Байгууллагын чухал хүнтэй уулзах хүсэлтэй хүмүүс уулзалтын огноо, цагийг авахын тулд энэ хүнтэй уулзах ёстой.
Та аль ч компани руу залгахад хүлээн авагчийн дуу хоолой ихэвчлэн сонсогддог. Хүлээн авагч нь бүх зочдод очиж үзэх ёстой бөгөөд тэдэнд сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд тааламжтай зан чанар, туслах хандлага, сайхан дуу хоолойтой байх ёстой. Тэрээр бизнесийн бүх асуулгыг дээд зэргээр үр ашигтайгаар авч, энгийн асуулгыг жинхэнэ үйлчлүүлэгч болгохын тулд утасны ёс зүйтэй байх ёстой.
Тэгвэл нарийн бичгийн дарга, хүлээн авагчийн үүрэг, хариуцлага, чиг үүргийн хувьд томоохон ялгаа байгаа нь ойлгомжтой.
Нарийн бичгийн дарга, ресепшин хоёр юугаараа ялгаатай вэ?
Нарийн бичгийн дарга ба хүлээн авагчийн тодорхойлолт:
Нарийн бичгийн дарга: Албан бичиг шивэх, бүртгэл хөтлөх гэх мэтээр ажилладаг байгууллагын захиргааны албан тушаалтан.
Хүлээн авагч: Оффис дээр ирсэн хүмүүсийг угтан авч, харьцдаг хүн.
Нарийн бичгийн дарга болон хүлээн авагчийн онцлог:
Үүрэг:
Нарийн бичгийн дарга: Нарийн бичгийн дарга нь даргынхаа цагийн хуваарийг зохицуулж, бүх захидал хүлээн авч хариулах, хангамж захиалах, даргатайгаа уулзах цаг товлох, чухал захидал бичдэг гэх мэт.
Хүлээн авагч: Хүлээн авагч нь үүдний ширээн дээр хүмүүстэй мэндчилж, тэдний шаардлагаас хамааран өөр өөр хэлтэс рүү чиглүүлдэг. Мөн тэрээр ирж буй дуудлагад оролцож, асуулгад хариулах, мөн гомдлыг сонсох ёстой.
Шаардлага:
Нарийн бичгийн дарга: Нарийн бичгийн даргын ур чадварын гэрчилгээ шаардлагатай.
Хүлээн авагч: Тодорхой ур чадвар шаардагддаггүй; Гэсэн хэдий ч тухайн хүн тааламжтай зан чанар, туслах хандлага, сайхан хоолойтой байх ёстой. Тэр бас ажилдаа үр дүнтэй байх ёстой.
